Outlook , alleen te gebruiken voor email?

De opties binnen Outlook  . In dit artikel ga ik je proberen te overtuigen van het feit dat Outlook VEEEEL meer is dan alleen een programma waar je emails mee kunt versturen. Want dat is namelijk wel het geval, veel mensen denken dat Outlook alleen voor emails vesturen en ontvangen is..

 

 

Wat is Outlook in de basis?

Outlook is 1 van de programma’s van Microsoft Office waarmee je emails kunt versturen, ontvangen en beheren. Daarnaast is Outlook  er ook om je agenda en je contactpersonen te beheren (vrienden en zakelijke partners). Daarbij is er de mogelijkheid om de agenda van Outlook te delen, via internet, met collega’s, vrienden, je partner etc.

 

Wat kan ik dan allemaal doen met Outlook?

Bij elke titel hieronder vertel ik je wat er zoal (in grote lijnen) mogelijk is met Outlook.

 

Email verzenden en ontvangen met Outlook

Zoals ik al aangaf wordt Outlook het meest gebruikt voor het verzenden en ontvangen van emails. Heb ik daar dan een “speciaal” Outlook mailadres voor nodig? Nee, dat hoeft niet. Je kunt bijna elk mailadres wat je hebt, toevoegen aan je Outlook programma. Werk je bijvoorbeeld met Gmail of wil je ook je werkmail thuis kunnen lezen, dan is dat mogelijk binnen Outlook. Het is zelfs zo dat het hele gezin gebruik kan maken van hetzelfde programma. Je kunt namelijk diverse mailadressen importeren in het programma. Zodra je de instellingen uitgevoerd hebt, kun je aan de slag met het verzenden en ontvangen van emails.

Uiteraard kun je binnen Outlook ook bijlagen versturen. Dat kan een foto, tekstdocument, filmpje of wat dan ook zijn.

 

outlook

 

 

 

 

 

Contactpersonen binnen Outlook

Binnen Outlook bestaat de functie om contactpersonen toe te voegen. Dat kan handig zijn wanneer je bijvoorbeeld een groep wilt aanmaken (familie, vrienden, collega’s, sportclub, etc). Met 1 druk op de knop bereik je een hele groep contactpersonen. In de functie contactpersonen zijn er nog diverse opties om overzicht te creeren. Bijvoorbeeld het sorteren van contacten, om vervolgens makkelijk te kunnen zoeken binnen je contacten.

 

Overige opties voor email binnen Outlook

Er zijn nog een aantal opties die je kunt toepassen binnen de functie van email verzenden en ontvangen.

  • Instellen van een handtekening. Bij elke email die je gaat versturen kun je een automatische handtekening instellen. “Met vriendelijke groet,…..” Dat komt er dus automatisch bij te staan en hoef je nooit meer handmatig in te typen. Wil je daar een logo of socialmedia knop aan toevoegen? Dat kan natuurlijk ook.
  • Ongewenst email? Ben jij dat ook zo zat? Al die spam….. Je kunt daar instellingen voor maken zodat je er nooit meer last van hebt.
  • Leesbevestiging meesturen. Wil je zeker weten dat je email aankomt en gelezen wordt? Stel dan de leesbevestiging in. Betekend simpelweg dat de ontvanger van jouw email op een button moet klikken zodat jij bevestigd krijgt dat de email ook daadwerkelijk ontvangen is.
  • Werken met urgentie. Soms kan het handig zijn dat de ontvanger weet dat er een bepaalde urgentie is bij het lezen van jouw verstuurde email. Je kunt dat instellen. De ontvanger ziet dan een rood uitroepteken bij jouw email staan en weet dat het belangrijk is die snel te lezen. Deze functie kan erg handig zijn, wanneer de ontvanger veel emails per dag krijgt. Meestal worden ze niet gelijk gelezen. Als de ontvanger door zijn/haar ingekomen emails gaat valt een uitroepteken natuurlijk wel op. Uiteraard is het belangrijk dat je deze functie niet vaak gebruikt. De emails van mensen die altijd een email met urgentie versturen, worden vaak niet serieus meer genomen.
  • Afdrukken vanuit Outlook. Wil je een email of een bijlage afdrukken vanuit Outlook dan kan dat ook.

 

outlook

 

 

 

 

 

De agenda van Outlook

Dan is er nog de agenda binnen Outlook. Plan je afspraken met de agenda van Outlook en creeer overzicht in je werkzaamheden.
Wat is er nu zo handig aan de agenda van Outlook? Een paar “extra” functies naast de agenda zal ik eruit pakken.

  • Meerdere agenda’s binnen 1 programma. Zakelijke agenda + je prive-agenda in 1 overzicht, dat is erg handig.
  • Agenda’s van andere mensen toevoegen. Wil je een collega of kennis uitnodigen voor een meeting? Of wil je in de agenda van een collega/leidinggevende kijken om een afspraak te kunnen maken. Dan is dat mogelijk.
  • Taken en memo’s maken. Maak een TO-DO-LIST of “plak” een Post-it in Outlook en houdt het overzichtelijk voor jezelf.

 

Kortom, Outlook is dus veel meer dan alleen een programma waarmee je emails kunt verzenden en ontvangen.

 

TIP: volg onze gratis basiscursus Outlook

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *